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Syndics : ordonnance et préconisations

Ordonnance du 22 avril et les préconisations du GRECCO

· Syndic

Le calendrier de la copropriété

ordonnance du 22 avril 2020

Le conseil syndical

Le texte précise que, par dérogation aux règles normalement applicables, le mandat des membres d'un conseil syndical, qui expire ou a expiré d'ici le 24 juillet 2020, en l'état), est renouvelé jusqu'à la tenue de la prochaine AG. Cette AG devra intervenir au plus tard huit mois après la date de cessation de l'état d'urgence sanitaire, soit d'ici le 24 janvier 2021, en l'état.

Les Honoraires du syndic

La rémunération forfaitaire du syndic est déterminée selon les termes du contrat qui expire ou a expiré, au prorata de la durée de son renouvellement .

Préconisation du GRECCO n° 8

Les AG convoquées avant la période d’épidémie

L’assemblée générale ne s’est finalement pas réunie à raison de l’épidémie (annulation de location de salle, impossibilité de se déplacer, etc.).

- Dans quelles conditions pourra-t-elle se tenir ?

- Qui doit supporter les frais de convocations et tenue de l’assemblée générale reportée dans le temps ?

Une nouvelle convocation de l’assemblée générale se tiendra à l’issue des mesures de confinement

Il n'y a pas d’autres difficultés particulières que d’être prudent dans la détermination du moment où l’assemblée générale devra à nouveau être convoquée pour se tenir en présentiel.

Reste toutefois la problématique financière des “frais” liés à la première convocation (frais postaux, frais de copies, location de salle, etc.), d’autant qu’ils devront à nouveau être engagés pour une seconde convocation de la même assemblée générale.

S’agissant des frais d'affranchissement, le syndicat en est le débiteur et supportera donc les frais d’affranchissement d’un nouvel envoi de convocations.

S’agissant des frais de copies, ils relèvent du forfait et seront donc supportés par le syndic, étant précisé que l’assemblée générale qui sera à nouveau convoquée est bien l’assemblée générale annuelle et non une assemblée générale supplémentaire non inclue dans le forfait.

S’il est choisi de convoquer à nouveau une assemblée générale à l’issue de la période de confinement, il conviendra donc de notifier à nouveau les documents annexes visés par l’article 11 à l’ensemble des copropriétaires.

Cette première solution assure la sécurité juridique de la convocation et de la tenue de l’assemblée générale postérieurement à la période de confinement, mais elle a un coût qui sera supporté selon les cas (assemblée comprise dans le forfait ou non) par le syndicat et/ou par le syndic.

Les AG régulièrement convoquées pendant la période d’épidémie

Rien ne semble empêcher la convocation d’une assemblée générale en cette période d’épidémie. Mais aucune disposition n’allège les modalités de convocation de l’assemblée générale de copropriété en période d’épidémie de COVID-19.

Les convocations devront donc respecter toutes les règles de fond, de forme et de délai en tenant compte notamment des contraintes liées à l’envoi postal.

Dans tous les cas, si elle doit se tenir en présentiel, ce ne pourra être que postérieurement à la période de confinement, lorsque les textes permettront à nouveau une telle tenue.

Si la date du 11 mai est celle aujourd’hui retenue par le décret du 23 mars 2020, il existe encore une importante incertitude sur la réalité de la date à laquelle des réunions, telles qu’une assemblée générale de copropriété, pourront se tenir. Il convient donc d’être très prudent dans la fixation d’une date et d’un lieu.

Préconisation du GRECCO n° 9

Pour faciliter la tenue des assemblées générales à distance, le GRECCO préconise le texte dérogatoire suivant qui, tout en sauvegardant les intérêts des copropriétaires, permet de tenir des assemblées générales à distance

« Par dérogation à l’article 13-1 du décret du 17 mars 1967, le syndic peut décider de permettre aux copropriétaires de participer à l’assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique permettant leur identification ou celles de leur représentant et une transmission continue et simultanée de l’assemblée générale.

Le syndic en informe les copropriétaires dans la convocation ou au moins 8 jours avant la date de l’assemblée générale par tous moyens permettant d’assurer leur information effective.

Le présent texte est applicable aux assemblées générales tenues jusqu'au 31 juillet 2020 »

Les objectifs de ce texte qui ne concerne que les assemblées tenues jusqu’au 31 juillet 2020 sont les suivants :

- Permettre au syndic de décider seul que les copropriétaires auront la possibilité de participer à l’assemblée générale par visioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique…

- Permettre les assemblées mixtes (en présentiel pour certains copropriétaires, à distance pour d’autres).

- Pallier les incertitudes liées à la période de déconfinement. Si l’assemblée générale, prévue en présentiel ne peut se tenir à raison des règles de distanciation et de confinement, le syndic a la possibilité de choisir de tenir l’assemblée générale à distance en informant les copropriétaires 8 jours avant l’assemblée générale.

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